Kurso sa Pag-archive At Pamamahala ng Mga Tala sa Pilipinas

Kapag naglagay ka ng data sa isang archive, kinokolekta mo ang mga ito sa ligtas na imbakan upang madaling magamit ang mga ito kapag kinakailangan sa hinaharap. Sa lugar ng trabaho, mahalaga na ang mga file at data ay pinamamahalaan sa isang organisado at secure na paraan para sa karamihan sa mga ito ay naglalaman ng sensitibong impormasyon na maaaring magdulot ng pinsala sa kumpanya kapag hindi pinangangasiwaan ng maayos.

Ang workshop na ito ng Archiving And Records Management in Philippines ay mainam para sa sinumang gustong magkaroon ng malalim na kaalaman at pagbutihin ang kanilang Pamamahala sa Pag-archive At Records.

Ang perpektong laki ng grupo para sa kursong Archiving And Records Management sa Pilipinas ay:

Ang tagal ng workshop na ito ng Archiving And Records Management in Philippines ay 2 buong araw. Magagawa rin ng Knowles Training Institute na isakonteksto ang workshop na ito ayon sa iba’t ibang tagal; 3 buong araw, 1 araw, kalahating araw, 90 minuto at 60 minuto.

Nasa ibaba ang listahan ng mga layunin ng kurso ng aming kursong Archiving And Records Management in Philippines

• Pag-unawa sa mga Tala
• Tukuyin ang pamamahala ng mga talaan
• Ipaliwanag kung ano ang at hindi isang talaan
• Ilarawan ang mga pamamaraan para sa pagsusuri ng mga talaan
• Sabihin ang nakagawiang proseso
• Kilalanin ang iba’t ibang klasipikasyon ng mga talaan
• Mag-apply ng sistemang nakabatay sa papel para sa pamamahala ng talaan
• Ipakita ang klasipikasyon ng mga electronic record
• Ilarawan ang paggamit ng hybrid system para sa pamamahala ng rekord
• Ipaliwanag ang taxonomy ng mga halaga
• Kilalanin ang mga macro appraisal
• Ilarawan kung paano epektibong mapanatili ang mga talaan

Nasa ibaba ang listahan ng nilalaman ng kurso ng aming kursong pagsasanay sa Pag-archive At Pamamahala ng Mga Tala sa Pilipinas

• Ano ang Records Management?
  • Ang mga sistema ng pamamahala ng mga rekord ay magbubunga ng pagkakapareho at pagkakaunawaan. Hindi alintana kung paano inorganisa ang sistema ng pamamahala ng mga talaan, maiimpluwensyahan ng pamamahala ang paraan ng pagkolekta, pag-imbak at pag-access ng data.
• Pagtukoy sa mga Tala
  • Ang lahat ng mga tala ay mga dokumento, gayunpaman hindi lahat ng mga dokumento ay mga talaan. Ang isang dokumento ay maaaring isang kontrata, email, negosasyon sa negosyo, atbp. Kung ito ay nauugnay sa mga legal na obligasyon, ebidensya, o mga transaksyon sa negosyo, ang dokumento ay magiging bahagi ng legal na rekord.
• Archives vs. Records
  • Ang mga tala ay maaaring maging seksyon ng mga archive. Ang mga archive ay mga talaan na hindi na nangingibabaw ngunit pinapanatili nang higit sa karaniwang mga talaan. Ang mga rekord ay iniimbak para sa iba’t ibang panahon, depende sa kung ano ang mga ito.
• Ikot ng Buhay
  • Mayroong magkakaibang mga interpretasyon para sa mga siklo ng buhay ng dokumento, na naging mas kumplikado sa pagpapakilala ng mga elektronikong talaan. Sa tekstong ito, mayroong pinaghalong klasikong ikot at kasaysayan ng buhay.
• Ano ang at Hindi isang Record?
  • Sa huling modyul, maikling tinukoy namin ang mga talaan, ngunit mahalagang matukoy kung ano ang mga talaan at kung ano ang mga ito ay hindi upang bumuo ng isang sistema ng pamamahala ng mga talaan. Maaaring dumating ang mga rekord sa anumang format, kabilang ang mga pisikal na dokumento at email.
• Magtala ng mga Programa
  • Mag-iiba ang mga record program o record management program sa pagitan ng mga organisasyon. Ang programa ay isang itinatag na plano tungkol sa kung paano dapat panatilihin ang mga talaan at kung sino ang mananagot para sa pagpapanatili ng mga ito. Ang programa ay karaniwang nagpapatupad ng mga pamantayan para sa recordkeeping at pagbuo at pagpapatupad ng mga sistema.
• Pamamahala ng mga Sistema
  • Ang pamamahala ng system ay bahagi ng record program na tumutukoy at namamahala sa mga pamamaraan, tool, at iba pang asset na mahalaga para maging matagumpay ang programa. Kabilang dito ang mga kinakailangang bagay para sa mga sistema ng pisikal na imbakan tulad ng papel, mga printer, mga file, mga kahon, atbp. Ang mga elektronikong talaan ay nangangailangan ng mga computer, software, sa labas ng imbakan.
• Pagbuo ng mga Pamantayan
  • Ang iba’t ibang pambansa at internasyonal na organisasyon ay bumuo ng mga pamantayan para sa pamamahala ng mga talaan at archive, tulad ng ARMA International. Ang mga pamantayang ito ay sumasaklaw sa mga aspeto ng parehong pisikal at teknolohikal na pag-iingat ng talaan. Maaaring magbago ang mga pamantayang ito, kaya magandang ideya na regular na kumunsulta sa mga nauugnay na organisasyon.
• Mga Teknik para sa Pagsusuri ng mga Tala
  • Kapag sinusuri ang pamamahala ng mga talaan, mayroong ilang iba’t ibang pamamaraan na magagamit. Ang mga diskarteng ito ay gumagana nang sama-sama para sa pinakamahusay na mga resulta at kasama ang functional analysis, structural analysis at mga survey.
• Pangongolekta ng Impormasyon
  • Kapag pinagsasama-sama ang impormasyon tungkol sa kung paano kasalukuyang pinamamahalaan ang mga talaan, mahalagang maglagay ng malawak na net na nagsasama ng panloob at panlabas na data. Natugunan na namin ang ilan sa mga pinagmumulan ng panlabas na impormasyon.
• Mga Pangangailangan sa Organisasyon
  • Kapag sinusuri ang mga kinakailangan ng anumang organisasyon o programa, ang isang simpleng pagsusuri sa SWOT ay epektibo. Ang pagsusuri sa SWOT ay maaaring gawin sa iba’t ibang antas upang makatulong na matukoy kung anong mga hakbang ang kailangang gawin.
• Mga Legal na Demand
  • Ang mga naaangkop na batas at regulasyon ay dapat isaalang-alang sa pagbuo at paggamit ng pamamahala ng mga talaan. Titiyakin ng lokasyon at saklaw ng isang organisasyon kung ano ang kinakailangan upang makasunod sa mga legal na kahilingan. Ang mga internasyonal na organisasyon ay magkakaroon ng mas maraming pangangailangan kaysa sa karamihan ng mga lokal na kumpanya.
• Karaniwang Proseso
  • Ang bawat kumpanya ay may mga nakagawiang aktibidad na nagiging proseso. Ang mga nakagawiang proseso ay pang-araw-araw na pagkilos na may mga paulit-ulit na hakbang o sub-proseso. Kasama sa mga halimbawa ng nakagawiang pamamaraan ang paggawa ng mga file ng kliyente o pasyente o ang proseso ng pagbebenta.
• Malikhaing Proseso
  • May mga aklat na nakatuon sa mga malikhaing aksyon at proseso sa pamamahala ng mga talaan. Karamihan sa mga aklat na ito ay partikular na isinulat para sa mga malikhaing larangan. Sa maraming organisasyon, gayunpaman, ang mga malikhaing proseso ay hindi pinapansin.
• Pag-aanalisa ng systema
  • Dalawang uri ng system analysis, functional at process analysis, ay karaniwang ginagamit sa pagtatasa ng mga talaan. Pinaghihiwa-hiwalay ng functional analysis ang mga aktibidad at proseso ng isang organisasyon mula sa itaas hanggang sa ibaba, hinahati ang mga ito sa mga function at sub-function, gamit ang impormasyong nakolekta. Ang pagsusuri ay karaniwang ginagawa nang higit sa isang beses upang matiyak na ang bawat function ay tumpak na kinakatawan sa isang tsart.
• Records Survey
  • Sinusuri ng mga survey ng mga talaan ang mga talaan upang matuklasan ang mga ugnayan sa pagitan ng mga ito at ang mga aktibidad at proseso ng mga organisasyon. Nililimitahan ng mga epektibong imbestigasyon ang kanilang sarili sa mga partikular na function o unit. Sinusuri din nila ang mga sistema ng kontrol gayundin ang estado at imbakan ng mga talaan at ang mga responsable para sa kanila.
• Pag-andar
  • Ang pagtatasa ng functionality ay dapat magsimula sa pamamagitan ng pagtukoy sa mga pangunahing tungkulin ng organisasyon. Ang isang functional analysis ay makakatulong sa unang hakbang na ito patungo sa pag-uuri. Ang ilang mga function ay pangkalahatan sa lahat ng mga negosyo, tulad ng pananalapi, ay maaaring magabayan ng mga naitatag na halimbawa. Ang iba pang mga function ay maaaring espesyalisado ayon sa mga aktibidad ng organisasyon.
• Unahin
  • Kapag natukoy na ang mga pag-andar, kailangang unahin ang mga ito ayon sa kasalukuyang mga sistema, ang mga mapagkukunang naa-access, at ang suportang magagamit. Magsimula sa pangunahing priyoridad at balangkasin ang mga bahagi ng function o sub-function kasama ang kanilang mga relasyon sa isa’t isa. Dapat itong masira sa antas ng proseso, kung saan nangyayari ang mga aksyon.
• Suriin at Suriin
  • Kapag ang mga function ay natuklasan at nabigyan ng priyoridad, isang pagtatasa at pagsusuri ay kinakailangan. Habang tinatasa mo ang mga function, lumikha ng isang modelo upang gabayan ang paglikha ng mga file at sa kanilang serye. Ang isang malaking bilang ng mga talaan ay nangangailangan ng mas makabuluhang detalye sa modelo.
• Bumuo ng Tool
  • Ang modelo ay gagana bilang isang mahusay na tool, ngunit ang paggawa ng isang diagram na may identifier ay magsisilbing tumpak na bumuo at hatiin ang mga tala sa mga file at subfile. Ang mga diagram na ito ay maaaring mabuo gamit ang record management software, o maaari silang gawin nang manu-mano.
• Pag-aayos at Pagpapangkat
  • Kapag nag-aayos ng mga rekord ng papel, ang mga pagpapangkat ay maaaring ibaba sa mga sublevel, o ang mga sublevel ay maaaring ayusin nang magkasama batay sa kadalian ng pamamahala at pagkuha. Kasama sa mga karaniwang pagsasaayos ang paksa, kronolohikal, numero. Kapag ang mga talaan ay isinaayos ayon sa paksa, karaniwang ginagamit ang mga alpabetikong pagpapangkat.
• Building Files
  • Kapag nilikha ang mga indibidwal na file, dapat isaalang-alang ang mga pangangailangan ng user. Dapat isaalang-alang ng partikular na mga kinakailangan sa file ang laki ng mga file at kung anong mga item ang kailangang manatiling magkasama.
• Elementarya at Intermediate
  • Ang mga intermediate na antas ng data ay maaaring katawanin sa file folder sa pamamagitan ng paggawa ng mga subdivision sa file folder. Limitado ang mga file dahil sa espasyo, kaya ang mga item na inuri ay maaaring walang sariling mga pisikal na subdivision.
• Metadata
  • Karaniwang nauugnay ang metadata sa mga elektronikong talaan ngunit may kaugnayan pa rin sa mga talaang papel. Ang tungkulin nito ay ipaliwanag ang konteksto ng iba’t ibang mga tala, tulad ng mga resibo. Ang isang index ng mga file ay isang halimbawa ng metadata tulad ng isang scheme ng pag-uuri.
• Pag-uuri
  • Ang mga elektronikong rekord ay kailangang ayusin tulad ng mga rekord ng papel. Posibleng gumamit ng mga functional na pamamaraan ng pag-uuri sa mga elektronikong talaan, ngunit may iba pang mga paraan ng pag-uuri.
• Mga Folder at Direktoryo
  • Hindi tulad ng mga rekord ng papel, pinapayagan ng mga elektronikong rekord ang paglikha ng mas malalaking file at direktoryo. Ang mga folder ay inilalagay sa loob ng mga folder upang posible na magkaroon ng isang folder para sa isang dokumento sa isang maliit na subcategory. Ang pagkilos na ito ay maaaring makabuo ng isang fully functional na tala.
• Pagpapangkat
  • Ang mga pagpapangkat ng mga electronic na tala ay hindi kailangang sumunod sa klasipikasyon ng paksa. Makakatulong ang iba’t ibang mga automated system na tiyakin ang pinakamahusay na paraan para sa pagpapangkat at pagkuha ng iba’t ibang mga tala sa sistema ng pag-uuri. Posibleng gumawa ng mga bagong talaan gamit ang mga opsyon sa paghahanap na nakakahanap ng lahat ng mahalagang impormasyon sa isang pagkakataon. Halimbawa, maaari mong hatiin ang mga talaan ng isang kliyente sa mga tiyak na yugto ng panahon.
• Mga Karaniwang Proseso
  • • Nakabatay ang mga nakagawiang proseso sa mga paulit-ulit na aktibidad at umiiral sa papel at elektronikong format. Halimbawa, ang isang proseso ng aplikasyon ay maaaring magsama ng isang papel na aplikasyon at kasama ng mga elektronikong komunikasyon. Sa isang sistemang nakabatay sa papel, ang email ay ipi-print at iimbak kasama ng application.
• Mga Malikhaing Proseso
  • Ang mga malikhaing hakbang ay humahantong sa mga malikhaing proseso. Ang mga creative na proseso ay sikat sa mga artistikong larangan, ngunit maaari rin silang maging mga espesyal na proyekto tulad ng disenyo ng arkitektura o pagbuo ng mga bagong programa o software, at magkakaroon sila ng sarili nilang natatanging hanay ng mga aksyon.
• Disenyo
  • Kapag ang mga elektronikong talaan ay ang pamantayan ng isang opisina, hindi na kailangang panatilihin ang mga cabinet ng papel na file. Bagama’t hindi karaniwan, ang isang sistemang nakabatay sa papel ay mangangailangan ng mga file cabinet, ngunit walang dahilan upang panatilihin ang anumang mga sistema ng software sa pamamahala ng rekord sa mga computer. Sa hybrid system, kakailanganin mo ang mga mapagkukunan para sa pareho.
• Mga Limitasyon
  • Maaaring maging problema ang hybrid record system. May panganib na maraming kopya ng mga dokumento ang nai-save kahit na may malinaw na mga alituntunin. Ang labis na papeles ay maaaring magdulot ng kalituhan, lalo na kapag ang mga rekord ay nililinis o ini-archive.
• Taxonomy of Values
  • Ang karaniwang paraan ng pagtatasa ay ang taxonomy ng mga halaga. Binuo ni Schellenberg pagkatapos ng World War II, kinikilala ng modelo ang pangunahin at pangalawang halaga. May mga subdivision ng pangalawang halaga.
• Makro Pagtatasa
  • Ang mga macro appraisal ay mas bago at ginawa sa Canada para sa paggamit ng gobyerno. Ang pagsusuri ay nagbibigay ng halaga sa function, istraktura, at nilalaman ng mga dokumento at gumagana nang maayos sa isang functional analysis. Ang top-down na diskarte na ito ay nangangailangan ng pag-unawa sa kumpanya.
• Diskarte at Pamantayan
  • Ang diskarte para sa pagtatasa ng mga talaan para sa pagtatapon ay dapat kilalanin ang mga pangangailangan ng panloob at panlabas na gumagamit tungkol sa negosyo, pananagutan, at kultura ng kumpanya. Ang mga rekord ay nagsisilbing ebidensya, nagbibigay ng may-katuturang impormasyon, o kumikilos bilang mga makasaysayang artifact.
• Dokumento at Pagsusuri ng mga Desisyon
  • Kapag naitatag mo na ang diskarte at pamantayan, kinakailangan na gumawa ng iskedyul ng pagpapanatili. Ang iskedyul ay hinati sa iba’t ibang klase ng mga talaan upang ito ay maging pangkalahatan sa buong organisasyon. Ang programa ay maaaring basic o malalim.
• Papel
  • Ang mga talaan ng papel ay maaaring isampa sa sentralisadong o desentralisadong lokasyon. Sa maraming mga organisasyon, ang sentralisasyon ng mga rekord ng papel ay hindi lohikal o gumagana.
• Electronic
  • Ang mga electronic record ay may halos kaparehong mga isyu, at mga desisyon gaya ng ginagawa ng mga rekord ng papel. Kahit na may sentralisadong imbakan, may iba pang mga lugar kung saan ang mga tao ay maaaring mag-imbak ng mga dokumento: mga hard drive ng computer, flash drive, mga server ng imbakan. Hindi dapat hikayatin ang hindi awtorisadong imbakan.
• Lumikha ng mga Archive
  • Ang mga rekord na naka-imbak para sa isang hindi tiyak na panahon ay kailangang ilipat sa mga archive. Available ang mga patnubay para sa mga archive, tulad ng sa National Archive. Mayroong iba’t ibang paraan ng pag-archive ng mga rekord, na kinabibilangan ng: mga in-house na archive, mga unit ng pamamahala ng mga rekord, at mga serbisyo sa panlabas na archive.
• Pagbabalik-loob
  • Ang pag-convert ng mga file sa mga digital na imahe ay may pakinabang ng pag-save ng espasyo. Ginagawa rin ng conversion na mas madaling ma-access ang data, at nililimitahan ang pinsalang karaniwan sa mga papel na file. Ang isyu sa conversion ay opisyal na itong kopya ng orihinal. Sa legal, maaari itong magdulot ng mga problema, ngunit ang dokumentasyon ay magpapagaan ng ilan sa mga abala.

Ang bawat kalahok ay tatanggap ng mga sumusunod na materyales para sa kursong Archiving And Records Management sa pilipinas

Kurso sa Pag-archive At Pamamahala ng mga Tala sa Philippines Learner’s Guide

Pag-archive At Pamamahala ng Mga Tala sa Pilipinas Mga Handout ng Kurso

Kurso sa Pag-archive At Pamamahala ng Mga Rekord sa Pilipinas Mga PPT Slide na Ginamit Sa Panahon ng Kurso

Ang bawat kalahok sa kurso ay makakatanggap ng sertipikasyon ng pagkumpleto ng pagsasanay

Mayroong 4 na opsyon sa pagpepresyo na magagamit para sa kursong pagsasanay sa Archiving And Records Management na ito sa Pilipinas. Maaaring piliin ng mga kalahok sa kursong wala sa Pilipinas na mag-sign up para sa aming online na kursong pagsasanay sa Archiving And Records Management sa Pilipinas.